Verminder lege ritten en wachttijden door benutting data

Verminder lege ritten en wachttijden door benutting data

INLEIDING

Recent verscheen het ‘Transportation Pulse Report 2021’. Kort samengevat stelt dat rapport dat de sector grote kansen heeft om de transportefficiency te verbeteren. De technologie is beschikbaar, ontwikkelt zich voortdurend verder en biedt daarmee steeds verdergaande kansen. Sleutelwoorden zijn ‘data’ en ‘technologie’.

DE TOP 2 VAN INEFFICIENCY

Het nog niet breed toepassen van deze kansen leidt tot de huidige top 2 aan verspillingen:

1. Lege ritten: het percentage lege ritten in de eurozone bevindt zich in een range tussen de 15 en 30%.
2. Wachttijden: 53% van de respondenten in de eurozone gaf aan dat chauffeurs gemiddeld meer dan 7,5% wachttijd hebben en 22% gaf aam dat dat percentage meer dan 12,5% bedraagt.

Druk die percentages maar eens uit in geld en je komt tot enorme bedragen aan gemiste omzet en marge of kosten die geen waarde toevoegen. De meerderheid van de transportondernemers vindt dat het terugdringen van deze inefficiënties en verspillingen de grootste kans is voor de sector voor de komende 10 jaar. Daarbij gaat het over procesoptimalisaties in brede zin.

DE TOP 4 VAN GEWENSTE UITKOMSTEN VAN PROCESOPTIMALISATIES

In het onderzoek is vervolgens doorgevraagd welke procesoptimalisaties het meest gewenst zijn. Daarbij kwam de volgende top 4 naar voren:

1. Meer realtime inzicht realiseren in de vraag, de tarieven en de beschikbare capaciteit
2. Het efficiënter matchen van de vraag met de beschikbare capaciteit
3. Het elimineren van handmatige en ‘paper-based’ processen
4. Het reduceren of zelfs elimineren van lege ritten

De volgorde van deze wensen varieerde per type onderneming en regio, maar deze top 4 geeft een goed overall beeld. Het moge duidelijk zijn dat er sterke samenhang is tussen de 4 meest gewenste optimalisaties.

DE 2 BELANGRIJKSTE OPLOSSINGEN

Het rapport benoemt 2 hoofoplossingen die sterk met elkaar samenhangen:

1. Inzicht in eigen data en het benutten van dat inzicht: dit is de basale eerste stap van de totaaloplossing die je moet nemen als je ‘de boot niet wilt missen’. Als de data digitaal beschikbaar is kan deze benut worden, enerzijds met behulp van de ICT-systemen, maar vooral over alle ICT-systemen heen met behulp van moderne en krachtige BI-tools. Inzicht zelf heeft beperkte waarde, het wordt pas waardevol als je het benut door de juiste acties te nemen.
2. Optimale benutting capaciteit door samenwerking: dit betreft enerzijds het digitaal op elkaar afstemmen van vraag, aanbod en capaciteit, en anderzijds het samenwerken door elkaars beschikbare capaciteit optimaal te benutten. Optimale benutting capaciteit door samenwerking heeft geen kans van slagen als je als transportonderneming zelf onvoldoende inzicht hebt in je eigen data.

Kort samengevat: verminder lege ritten en wachttijden door benutting data!

We zoomen nu kort in op inzicht in eigen data en het benutten daarvan.

DE BASIS VAN ALLE OPLOSSINGEN: INZICHT IN DE EIGEN DATA EN HET BENUTTEN DAARVAN

Er zijn zeker een aantal voorlopers in de sector die succesvol gebruik maken van data en samenwerking. Hoor je daar niet bij, dan kunnen wij je helpen ‘de boot niet te missen’.

Voorbeelden uit de praktijk 

Als aanbieder van business intelligence toepassingen in de sector, zowel voor wat betreft de wielen als de binnenvaart, merken we dat we steeds vaker een sterke bijdrage mogen leveren aan een optimale planning en bezetting van de capaciteit. We brengen niet alleen terugkijkend in beeld wat gerealiseerd is, maar bieden steeds meer stuurinformatie om zo optimaal mogelijk te plannen. En de planning is cruciaal voor het minimaliseren van wachttijden en lege ritten. 2 voorbeelden:

Voorbeeld 1

Een containertransportonderneming had niet continu goed en actueel inzicht in de containerplanning en de geplande bezetting van de schepen. Wekelijks werd weliswaar door middel van diverse downloads en handmatige Excelbewerkingen een overzicht opgesteld. Maar al bij het opleveren van dit overzicht was de informatie niet meer actueel. Een week later werd deze exercitie herhaald. Wij hebben voor het belangrijkste traject de realisatie van de afgelopen 5 weken en de planning voor de komende 4 weken inzichtelijk gemaakt. Daarbij worden de data dagelijks geactualiseerd. Deze onderneming heeft daarmee permanent en vrijwel actueel inzicht in de containerplanning en er kan worden ingezoomd naar schip, traject, klant en container. Dit geeft de planners de mogelijkheid om direct actie te nemen als bijvoorbeeld een top 4 klant minder containers aanbiedt dan gebruikelijk. En de directie kan op ieder moment monitoren hoe de planning zich ontwikkelt ten opzichte van de verwachtingen en historie. Dit leidt tot een veel effectievere sturing en een optimale planning. Binnenkort gaan we deze stuurinformatie nog verder verfijnen en voor alle trajecten beschikbaar maken.

Voorbeeld 2

Een transportonderneming worstelt dagelijks met de planning van de ritten. Er is geen actueel inzicht in de geplande bezetting van het materieel, zodat de planners handmatig steeds weer moeten bepalen welke capaciteit nog beschikbaar is. Tevens wordt op basis van verwachtingen, onderbuikgevoel en angst voor onderzetting, besloten om minder lucratieve ritten aan te nemen. Daarbij moet, naar later vaak blijkt, nee gezegd worden tegen betere ritten omdat de capaciteit al is volgepland, of er moeten duurdere charters ingezet worden. Dit heeft negatieve impact op de marge. Omdat de data grotendeels beschikbaar is uit het TMS Transpas maken wij deze beschikbaar voor de planners, zodat ze al hun tijd en energie kunnen aanwenden om de ritten optimaal te plannen. We hebben ook trends inzichtelijk gemaakt op basis waarvan de benodigde capaciteit beter kan worden ingeschat.

Wat zeggen onze klanten:

1. Martin Molenaar, Controller / IT coordinator van Den Ouden Tanktransport: “OTT, al ruim 10 jaar Transpas-gebruiker, is begin 2021 begonnen met een dashboard. We hebben er nu al profijt van maar zien nog veel meer mogelijkheden om belangrijke data, welke allemaal beschikbaar zijn in TMS, sneller, actueler en duidelijker inzichtelijk te krijgen.”
2. Ron Rombout, CFO van De Wit Transport: “Met ons Power BI dashboard hebben we drie databases gekoppeld: twee transportmanagementsystemen en de urenadministratie. We kunnen daardoor sneller beslissingen nemen. We hebben inzicht in de kosten en opbrengsten van ons transport tot op het detail van elke pallet, dus we weten precies waar onze marges liggen. Hiervoor zochten we alles bij elkaar in Excel, nu drukken we op ‘refresh’ en de informatie die we nodig hebben, verschijnt voor ons neus.”
3. Erik Biesheuvel, CFO van Danser Group: “Ons Power BI dashboard vervangt ons vorige managementinformatiesysteem. Hiervoor gebruikten we statische reportages. Het koste veel tijd om de informatie uit ons systeem te halen, te analyseren en te interpreteren. Dankzij het dashboard pakken we er direct betrouwbare informatie bij. Door de visuele presentatie vallen veranderingen bovendien gelijk op. Missen we de order van een vaste klant, dan kunnen we direct actie ondernemen.”

Kans, complexiteit, noodzaak!

Dit zijn zomaar enkele voorbeelden uit de praktijk om te illustreren hoe dichtbij en cruciaal de verbeterkansen zijn. De data is immers vaak voorhanden en de technologie is beschikbaar.

Dat wil niet zeggen dat het eenvoudig is. De kwaliteit van de data is vaak een uitdaging en vergt een proces van stap voor stap verbeteren. En welke metrics en definities werken voor jouw specifieke business? Wat is bijvoorbeeld ‘beschikbare capaciteit’ of ‘beladingsgraad’? En hoe reken je je kosten toe aan vrachten, ritten, orders en klanten, of is dat helemaal niet relevant omdat je vaste trajecten rijdt of vaart en je juist moet focussen op de winstgevendheid van zo’n vast traject? Kortom: maatwerk!

Een uitdaging dus, maar één die aangegaan moet worden en goede kans van slagen heeft. Door deze route niet in te slaan mis je zonder twijfel in de nabije toekomst ‘de boot’. Verminder lege ritten en wachttijden door benutting data!

EN NU AAN DE SLAG

Het volgende kort samengevatte stappenplan ligt wellicht voor de hand, maar is daarom niet minder passend:

1. Wat wil je bereiken, welke inzichten heb je daarvoor nodig?
2. Welke data heb je en hoe zou je deze kunnen benutten? Enerzijds om de gewenste inzichten te realiseren. Anderzijds: welke waardevolle inzichten kunnen deze data nog meer bieden waar je op voorhand niet aan had gedacht?
3. Plan van aanpak: ontsluiten, transformeren en structureren van de data, ontwerp datamodel, bepalen meest passende tools.
4. Realisatie dashboards
5. Verankering in de onderneming.

Kun je dit zelf, dan kun je vandaag nog aan de slag.

Kun je dit niet zelf, of wil je sparren met een ervaren partner, neem dan contact met ons op.

Triggert deze blog, wil je ervaringen delen of wil je graag in gesprek over hoe jij heel concreet in jouw onderneming succesvoller kunt worden, neem dan contact met ons op via onderstaande button. We gaan graag met je in gesprek.