Kaars Koffie mede dankzij i2o klaar om nog veel meer mensen te verbinden met koffie

In de zomer van 2022 belde Paul Kaars i2o Business Consultancy & Business Intelligence. Hij zocht iemand, die hem kon helpen de leiding van zijn bedrijf over te dragen aan een nieuwe directeur, een strategie uit te stippelen die paste bij de fase waarin de onderneming zich bevond en een heldere koers uit te zetten richting de realisatie van de ambitie 2030. Paul: “Ik belde, Gerard Adriaanse nam zelf op en hij zei meteen een paar rake dingen. Dat gaf gelijk vertrouwen.”

“Ik belde, Gerard nam zelf op en hij zei meteen een paar rake dingen. Dat gaf gelijk vertrouwen.”

Aanleiding: nieuwe fase vraagt ander leiderschap

Na 17 jaar Kaars Koffie besloot Paul Kaars dat het tijd was meer afstand te nemen van zijn bedrijf. Met zijn concept van koffie, machines én service groeide hij van eenmanszaak naar één van de grote landelijke spelers met meer dan 80 medewerkers. “Maar nu is het mooi geweest. Het is tijd om plaats te maken voor iemand anders met de vaardigheden die het bedrijf in deze fase nodig heeft. Ik zocht iemand om Kaars succesvol naar de toekomst te leiden.”

De nieuwe directeur werd gevonden in Bert Demoed, die sinds een jaar  verantwoordelijk was voor de operaties van Kaars Koffie. Het leek Paul goed om Bert en het bestaande managementteam te laten ondersteunen door een externe partner, die met een frisse blik en een brede expertise helpt om focus aan te brengen en te versnellen. Op aanbeveling van iemand uit het managementteam van De Vries en Verburg kwam Paul bij i2o terecht. Samen met Gerard Adriaanse ging Kaars Koffie een intensief traject in van strategie ontwikkelen, gefundeerde keuzes maken, structuur aanbrengen, sturen op inzicht uit data en coaching van het MT.

Strategie: fundament voor de onderneming

Terwijl Paul naar achteren stapte, stapte Bert naar voren. Bert: “De organisatie had die strategie nodig en ik zelf ook. Het geeft mij richting, een duidelijke opdracht vanuit de aandeelhouders.”

Er werd een nulmeting gedaan met de Integrale Ondernemingsscan® van i2o en vervolgens werd in één maand en ca. tien intensieve sessies met het managementteam een strategie op hoofdlijnen voor de komende 2 jaar bepaald. Gerard begeleidde dit strategietraject. Bert “Die externe blik was heel nuttig. Gerard kon uitzoomen en ons wijzen op onze blinde vlekken.”

“Die externe blik was heel nuttig. Gerard kon uitzoomen en ons wijzen op onze blinde vlekken.”

 

In september werden de hoofdlijnen van de strategie door Bert gepresenteerd aan alle medewerkers van Kaars Koffie. Hij vatte de strategie samen in vijf pakkende kernthema’s en koppelde daar concrete acties en verwachtingen aan. De strategie werd goed door de medewerkers ontvangen en maakte veel positieve energie los.

MT-coaching: klankbord voor de menskant

Een nieuwe strategie die beter past bij de ontwikkeling van het bedrijf vraagt ook een andere aansturing. Bert: “In omvang groeien betekent ook groeien in structuur. Als klein bedrijf doe je alles met elkaar; in een groter bedrijf zijn er spelregels nodig, want hoe meer mensen, hoe meer de meningen uiteenlopen. i2o heeft ons ook erg goed geholpen met hoe we dat kunnen inrichten.”

 

“In omvang groeien betekent ook groeien in structuur.  i2o heeft ons ook erg goed geholpen met hoe we dat kunnen inrichten.”

 

Voor het MT was het zelfs dubbel werken: “Zij moesten én aan de bak met de strategie én wennen aan mij als directeur. De emotie die daar soms bij loskwam, maakt de transitie mooi, maar ook lastig. En omdat ik mijn aanpak van de transitie van het MT moeilijk met het MT zelf kon bespreken, was Gerard daarvoor ook mijn klankbord.” Bert lacht: “Het was verbouwen terwijl de winkel open is – en ook nog het hart vervangen.”

 

“En omdat ik mijn aanpak van de transitie van het MT moeilijk met het MT zelf kon bespreken, was Gerard daarvoor ook mijn klankbord.”

 

Data: van onderbuik naar onderbouwd

Vanaf november was het tijd voor de volgende stap: sturen op inzicht uit data. Paul kon veelal sturen op zijn ervaring, maar Bert heeft niet diezelfde historie. Bovendien wordt het bedrijf te groot om op gevoel te overzien. Tot die tijd bestond de managementinformatie vooral uit de klassieke kwartaalcijfers. Bert: “Daarmee kan ik alleen sturen op de achteruitkijkspiegel. Maar ik wil vooruit kunnen kijken.”

 

“Daarmee kan ik alleen sturen op de achteruitkijkspiegel. Maar ik wil vooruit kunnen kijken.”

 

Door Jorrit Ruigrok van i2o wordt samen met financieel manager Arco de Vries op dit moment hard gewerkt aan stuurinformatie waarmee je in één oogopslag kunt zien voor welke ondernemingsdoelen we op koers liggen en waar we moeten bijsturen.’ Van data naar actueel inzicht’. “Toen ik tegen de financiële administratie zei dat ik van kwartaalcijfers naar maandcijfers 3-4 dagen na het maandeinde wilde gaan, had ik bijna een AED nodig,” lacht Bert. “Maar met de hulp van i2o kan het echt.”

“Van data naar actueel inzicht. Met de hulp van i2o kan het echt.”

Uiteindelijk krijgt iedere afdeling/manager zijn eigen dashboard, dat inzicht geeft in zaken als ordergrootte, aantal storingen, gerealiseerde klantmarges etc. “Meer inzicht betekent meer urgentie om er iets mee te doen. De early adopters binnen Kaars Koffie zijn er al in aan het grasduinen, straks kunnen alle leidinggevenden erop gaan sturen. Het zal tijd kosten om de data te integreren in de manier van werken, maar uiteindelijk willen we van reageren op de cijfers naar proactief handelen.”

“Meer inzicht betekent meer urgentie om er iets mee te doen…uiteindelijk willen we van reageren op de cijfers naar proactief handelen.”

 

Grote stappen gemaakt, klaar voor de toekomst

Paul ziet tevreden toe op de ontwikkelingen onder zijn opvolger. “Het is mooi om te zien welke grote stappen in het afgelopen jaar zijn gemaakt. Mede dankzij de begeleiding van i2o is Kaars Koffie hard op weg om klaar te zijn voor een mooie toekomst en realisatie van onze ambitieuze ondernemingsdoelen die je kort kunt samenvatten als ‘meer mensen verbinden met koffie’.”

“Het is mooi om te zien welke grote stappen in het afgelopen jaar zijn gemaakt. Mede dankzij de begeleiding van i2o is Kaars Koffie hard op weg om klaar te zijn voor een mooie toekomst en realisatie van onze ambitieuze ondernemingsdoelen die je kort kunt samenvatten als ‘meer mensen verbinden met koffie’.”

 

Van links naar rechts: Jorrit Ruigrok, Gerard Adriaanse, Bert Demoed, Arco de Vries en Paul Kaars