Grip op toekomstige kasstromen met scenario-analyse in Power BI

Grip op toekomstige kasstromen is cruciaal

Het is alweer midden december. Veel ondernemers zijn met hun teams vooruit aan het kijken naar het komende jaar. Hoe gaat dat jaar er uit zien. Hoe ontwikkelen prijzen zich aan zowel de verkoop- als de inkoopzijde? Zijn investeringen nodig? Is er voldoende financieringsruimte beschikbaar of moeten gesprekken plaatsvinden met de bank om extra ruimte te creëren? Willen de aandeelhouders afspraken maken over het dividendbeleid en past dat binnen de beschikbare middelen? Budgetteren gaat zeker niet alleen over de verwachte/gewenste resultaatontwikkeling. Inzicht in je toekomstige kasstromen is minstens zo belangrijk. En in je toekomstige balansposities en -verhoudingen. Geen losstaande onderwerpen uiteraard, maar in samenhang met elkaar.

Ontwikkeld vanuit de praktijk

Enkele van onze klanten vroegen ons, als vervolgstap op het realiseren van Power BI dashboards, of we ze konden helpen grip op toekomstige kasstromen te krijgen. Tot dat moment vaak een tijdrovende en foutgevoelige Excel-exercitie die ad hoc wordt gemaakt door de controller. Hoe mooi zou het zijn als met enkele eenvoudige aanpassingen in uitgangspunten direct zichtbaar is wat de impact daarvan op de kasstromen in de toekomst is. Een ‘what-if-analyse’, waarbij je eenvoudig meerdere scenario’s kunt bepalen en inzien. En als een investeringsscenario betekent dat je met je bankier in gesprek moet over extra financieringsruimte, dan is het wel heel handig als je ook direct een sluitende resultaat- en balansprognose hebt, met belangrijke financieringskengetallen zoals solvabiliteit, werkkapitaal, liquiditeit en leverage.

Maximaal gestandaardiseerd, met minimaal maatwerk toegespitst op jouw specifieke business

We hebben in Power BI een standaard module hiervoor ontwikkeld. De basis wordt gevormd door je historische data die al in Power BI beschikbaar is, aangevuld met handmatig te wijzigen uitgangspunten voor de toekomst. Daarbij is het mogelijk om een (bijgesteld) budget/forecast te koppelen voor het lopende boekjaar. De uitgangspunten zijn eenvoudig met behulp van schuifregelaars aan te passen. Het enige maatwerk betreft het afstemmen van deze uitgangspunten op jouw specifieke business. Aan welke knoppen kun jij draaien om je rendement en kasstromen te beïnvloeden? Dat is uiteraard voor ieder business model anders. Voor de flexsector gaat het dan vooral om de verwachte ontwikkeling in het aantal uren, het verkoopuurtarief, de gemiddelde loonkosten per uur, de verdeling over sectoren, de ontwikkeling van huisvestingskosten en de ontwikkeling van je overhead. Voor de transportsector over de verwachte ontwikkeling in bijvoorbeeld (ton)kilometers, brandstoftarieven, investeringen in (duurzaam) materieel etc. Die specifieke uitgangspunten bepalen we gezamenlijk en regelen wij daarna in.

Incidentele kasstromen eenvoudig handmatig in te voeren

Alleen de niet-incidentele kasstromen zijn te berekenen op basis van historie en de gekozen uitgangspunten. Incidentele kasstromen zoals investeringen, dividenduitkeringen, nieuwe financieringen en aflossingen kunnen eenvoudig handmatig worden ingegeven.

Optimaal inzicht in een handomdraai

Door simpelweg te draaien aan enkele voor jouw business relevante knoppen heb je in een milliseconde betrouwbaar inzicht in je kasstromen, resultaten, balansposities en kengetallen op ieder willekeurig moment in de toekomst.

Meerdere scenario’s

Het is gebruikelijk om meerdere scenario’s door te rekenen. Vaak het meest waarschijnlijke scenario, een optimistisch en een worst case scenario. Deze zijn eenvoudig aan te passen en d.m.v. ‘export’ op te slaan in bijvoorbeeld Power Point.

Accuraat

Waar de ad hoc Excel-analyses, die veelal gebruikelijk zijn, zijn gebaseerd op enkele historische data en enkele uitgangspunten, zijn onze berekeningen in Power BI gebaseerd op alle historische financiële data van bijvoorbeeld de achterliggende 365 dagen, waaronder daadwerkelijke gerealiseerde betaaltermijnen per factuur. En waar in de ad hoc Excel-analyses vaak alleen een prognose wordt berekend van kasstromen of resultaten, prognosticeren we in Power BI zowel de kasstromen als de resultaten als de balansposities. Door deze drieslag is de betrouwbaarheid van de uitkomsten (data quality) per definitie veel beter gewaarborgd en is de plausibiliteit van de uitkomsten en uitgangspunten veel eenvoudiger te beoordelen.

Je kunt direct en goed voorbereid met je bankier in gesprek

De prognoses in Power BI kun je direct met je bankier bespreken. Uiteraard moet je goed hebben nagedacht over de gekozen uitgangspunten. Maar zodra je deze hebt bepaald en toegepast is een complete doorrekening beschikbaar, inclusief voor de bank belangrijke ratio’s. Zeker als je meerdere scenario’s hebt uitgewerkt kun je je bankier snel een goed inzicht bieden in de mogelijke impact van de belangrijkste onzekerheden. Onze ervaring is dat bankiers hier enthousiast van worden. En accountants ook. Je laat hiermee zien dat je grip hebt op je onderneming, dat je in control bent. Uiteraard moet je de uitgangspunten goed blijven monitoren, en bijstellen als daar aanleiding toe is. En natuurlijk moet je ook je processen en procedures op orde hebben om helemaal in control te zijn. Maar met deze toevoeging aan je stuurinformatie zet je een grote stap voorwaarts.

Interesse?

Wil jij ook grip op toekomstige kasstromen met scenario-analyse in Power BI? Neem dan contact met ons op via 06-14 38 52 22 of info@i2oconsultancy.nl. We gaan graag met je in gesprek!