Atik optimaliseert organisatie dankzij combinatie van i2o en Plan4Flex

Atik uitzendbureau maakt het zijn werknemers graag zo comfortabel mogelijk. Want heb je blije werknemers, dan zie je dat ook in de productiviteit terug. Wat weer zorgt voor blije opdrachtgevers. Om dat te bereiken, stuurt Atik op de schat aan informatie vanuit zijn organisatie. Hiervoor zet het bedrijf Plan4Flex en Microsoft Power BI via i2o slim in.

Atik uitzendbureau is van huis uit een familiebedrijf. In 2001 startte het echtpaar Etik met het bedrijf. Inmiddels bemiddelt de organisatie voor ongeveer 900 werknemers in branches als logistiek en productie.

De uitzender biedt haar werknemers en opdrachtgevers een totaalconcept. Het bureau werkt voor 99% met arbeidsmigranten en regelt voor hen huisvesting en vervoer. Ook ondersteunt Atik zijn werknemers bij zaken als tandartsbezoeken, inschrijven bij de gemeente en aangifte van inkomstenbelasting. Opdrachtgevers lenen daardoor zorgeloos personeel in bij Atik.

“Opdrachtgevers lenen daardoor zorgeloos personeel in bij Atik.”

Plan4Flex: hart van de software

Met de groei van Atik steeg ook de vraag naar overzicht. Daarom startte Atik uitzendbureau in 2018 met Plan4Flex. Nu vormt Plan4Flex het hart van de software van de organisatie. De software biedt Atik overzicht over alle activiteiten binnen het bedrijf: planning van personeel, vervoer en huisvesting, urenregistratie en de communicatie hierover via de app. En koppelt dankzij i2o naadloos met Power BI voor managementdashboards en Nocore voor de backoffice.

Managing director en mede-eigenaar van Atik, Orhan Parlamis is zeer positief:“Plan4Flex neemt ons heel veel gedoe uit handen met hun koppelingen. Bovendien is het de enige softwareleverancier in de uitzendbranche die de mogelijkheid tot een dossier én een volledige planning biedt. Plan4Flex heeft geen concurrent in Nederland.”

“Plan4Flex neemt ons heel veel gedoe uit handen met hun koppelingen. Bovendien is het de enige softwareleverancier in de uitzendbranche die de mogelijkheid tot een dossier én een volledige planning biedt.”

Overzicht van schat aan informatie

Atik uitzendbureau zette Plan4Flex in eerste instantie in voor het aanleggen van een digitaal personeelsdossier en de personeelsplanning. Al snel integreerde Atik Plan4Flex ook in andere processen.“We gebruiken Plan4Flex nu voor alles rondom werknemers, maar ook voor personeels-, huizen- en voertuigenplanning. In de administratie maken we daardoor zeker 15% minder fouten. Qua planning ligt dat percentage nog veel hoger.”

Orhan legt uit hoe ze dat voor elkaar krijgen: “We hebben een activiteitencentrum in Plan4Flex waarin we per werknemer of eigendom zien of er nog acties openstaan. Moet een overeenkomst nog getekend worden? Of een auto voor onderhoud naar de garage? Dan krijgen we daar een melding van.” Ook alle informatie voor opdrachtgevers staat in Plan4Flex. Orhan: “Inlenersbeloning, arbo-checklists, opdrachtbevestigingen: alles gaat vanuit Plan4Flex.”

Deze schat aan informatie vertaalt Plan4Flex automatisch naar rapportages. “Met één druk op de knop”, vertelt Orhan.“Zo heb ik per afdeling operationele rapportages over de vervoersplanning en huizenbezetting, maar ook rapportages van de werkplanning die ik bijvoorbeeld makkelijk met de opdrachtgever deel. Het overzicht dat ik heb dankzij deze software en rapportages is enorm waardevol.”

i2o: Slimme keuzes gesteund door data

Wat voor Atik dan nog ontbreekt aan stuurinformatie, vult i2o ruimschoots aan. Orhan:“i2o koppelt voor ons data uit Plan4Flex, Nocore en Exact met Microsoft Power BI en realiseerde een dashboard, op maat gemaakt op basis van onze wensen. Dat maakt aansturen, monitoren en optimaliseren heel eenvoudig. We zien onder meer hoeveel uren onze werknemers draaien, wat de gemiddelde loonkosten zijn en hebben inzicht in onze integrale marges, inclusief huisvesting en vervoerskosten. Dat kan zelfs op opdrachtgever- en werknemersniveau. Zo kunnen we snel schakelen.”

“i2o realiseerde een dashboard, op maat gemaakt op basis van onze wensen. Dat maakt aansturen, monitoren en optimaliseren heel eenvoudig. Zo kunnen we snel schakelen.”

Dat overzicht dankzij i2o betaalde zich in het verleden al uit, vertelt Orhan: “Toen we net begonnen met dit dashboard hadden we een opdrachtgever waarvan we niet konden achterhalen wat de integrale marge was. Onze vervoerskosten waren hoog en uit ons dashboard bleek dat hier niet genoeg afgenomen uren tegenover stonden om dat te compenseren. Dan maak je verlies. Het was dus tijd voor ons om het gesprek aan te gaan met deze opdrachtgever.”

Atik deelt ook dashboards met haar opdrachtgevers. “Onze accountmanagers hebben klantdashboards met gegevens als aantal uren, ziekteverzuim en no-shows. In één oogopslag geven we onze opdrachtgevers zo alle zinvolle informatie. Dat waarderen ze heel erg”, legt Orhan uit.

“In één oogopslag geven we onze opdrachtgevers zo alle zinvolle informatie. Dat waarderen ze heel erg”

Toekomst

Hier stopt het wat betreft Orhan niet: “De data vanuit Plan4Flex en onze andere applicaties is optimaal inzichtelijk dankzij i2o. Dat biedt zoveel mogelijkheden: op basis daarvan optimaliseren we ons bedrijf.”

“De data vanuit Plan4Flex en onze andere applicaties is optimaal inzichtelijk dankzij i2o. Dat biedt zoveel mogelijkheden: op basis daarvan optimaliseren we ons bedrijf.”

“Als je die informatie dan ook nog eens deelt met je medewerkers die de input leveren, dan zorg je voor een hele mooie, open en transparante organisatie. Daarom zou ik in de toekomst ook graag dashboards aanbieden aan bijvoorbeeld onze managers, teamleiders en recruiters. Op die waardevolle informatie kunnen zij dan weer sturen.” Volgens Orhan zorgt Atik op die manier voor stabiele groei, “waarbij de kwaliteit van onze dienstverlening hoog blijft.”

Van links naar rechts: Dreann van den Akker (Plan4Flex), Jorrit Ruigrok (i2o), Orhan Parlamis (Atik), Gerard Adriaanse (i2o)

Wil jij ook in één oogopslag inzicht? Maak kennis met i2o. We zullen je inspireren!

Graag inspireren we je met wat we al voor je collega-ondernemers hebben gerealiseerd tijdens een persoonlijk gesprek. Daarbij is altijd volop ruimte voor het realiseren van oplossingen die voldoen aan jouw specifieke behoeften en wensen. Als je een andere applicatie gebruikt, gaan we ook graag met je in gesprek: voor de flexsector hebben we inmiddels datakoppelingen gerealiseerd naar negen sectorspecifieke applicaties en daarnaast naar veel generieke toepasbare applicaties. Bel 06 14 38 52 22, mail naar info@i2oconsultancy.nl of laat je contactgegevens achter via de button onderaan deze pagina.